上司「イタベアくん、この案件をやっておいて」
私「はい！わかりました！」
上司からの依頼には、まず元気な声で即引き受ける。これが私の仕事の流儀である。
今依頼された案件は、正直私にできるかどうかはわからないが、即答することで上司からの受けをよくするのだ。
まずは、依頼された案件を手帳にメモしToDoとする。
納期は、まぁなるべく早くだろう。
発注方法は、初めての発注先だからやり方は分からないけど、まぁほかのところと大体同じだろう。
よし、今の今やらなくてもいいし、さっきまでやっていた案件にとりかかろう。
明日できることは明日やる。これもまた私の仕事の流儀！
＜次の日＞
・・・あれ？発注先の担当者の名前は誰だ？ん？専用の発注システムを使え？ログインはどうする？
まぁあとで上司に聞けばいいか。あれ？今日は出張？昨日聞いておけばよかったな。忙しいときに電話するのもなんだし、明日でいいか。
Purururu(電話の音)…ガチャ
私「はい、イタベアです。はい、お疲れ様です。」
上司「お疲れ様。昨日の依頼した案件はどうなってる？さっき発注先の担当者から、どうなっているかの確認がきたんだが。」
私「あ、はい。ちょっと発注先の担当者様がわからなくて、発注システムのやり方もわからなかったので、まだできていません。上司さんが出張から帰ってきたら聞こうと思っていました。」
上司「はい？わからないんだったらすぐ聞けよ！先方は待ってるんだぞ。もういい！ほかのやつにやららせる。」
私「申し訳ございません。」
・・・
これはとある仕事のワンシーンです。
上司からの依頼を受けるというのは、普段よくある、と申しますか、それが仕事のメインどころです。
皆さんは上司から依頼があった時はどう対応していますか？
セミナーやビジネス書では、すぐメモをとる、5W1Hを聞く、アウトラインやアウトプットを抑える、などがよく言われているかと思いますが、できていますでしょうか。
上司から声をかけられたとき、5W1Hを事前に印刷したメモをすぐに手に取り、すべてを聞いて確認する。
1回1回しっかりやりますか？相手が急いでいる時にそれができますか？
いや、ほんとはできてほしいのです。
でもシステマチックにできないのです。
いろんな状況の中で、上司からの依頼は突然降りかかってくるので。
上司の中には依頼事項を伝えた後にわからないことがないか確認してくれる人もいるでしょう。
でも確認しない人もいます。せっかちな人です。
せっかちな人には反対に確認することもためらわれます。
そういう人こそ、依頼したことができていないと「なんでやらないんだ！」とブチ切れます。
困ったものです。
どうすればいいのでしょうか。
答えはシンプルです。
「わからない」「できない」と依頼を受けた時に思ったら、すぐ口にすることです。
大丈夫です。
ここで抑えてほしいのは
- 依頼を受ける気はあることが大事
- 「わからない」「できない」と言った瞬間は失望されるかもしれないが、後で判明するよりは数百倍マシ
と言うことです。
依頼した時の上司の考えを考えてみると、よりそうしたほうが良いのかもと思っていただけるはずです。
上司の考えは
- これを誰かに依頼している間に、自分はこれをやってしまおう。そしたら次はこれ、その次はこれ・・・
- (自分ができるものだから)依頼した相手もできるだろう。お、快く受けてくれたということは簡単にできるということだな。それならすぐ対応してくれるだろう。
です。
こう思っている上司が
（あれ？なんでやってくれてないんだろう？トラブルでもあったのかな？）
と思って、聞いてみたら
「実はわからないところがあって、まだできてません。」
と言われた日には
「わからないことがあったらすぐに聞け！」
と言ってしまうのは、容易に想像できるのではないでしょうか。
さらには、皆さんには、相手が怒る理由というのも抑えてほしいです。
それは
- できると思って期待していたことが外れた。
- 自分のことをないがしろにされた。
です。
「わからない」「できない」というのを早めに伝えるのは、相手はそれに対して計画を立てることができるので、相手にとって有益な情報を提供することなのです。
結果、他の人に依頼するかもしれませんが、それであなたの評価が下がることは、失望された時よりは軽微なことでしょう。
ダメ押しですが、「わからない」「できない」は必ずしも自分の能力が劣っていることではありません。
- 相手のいう情報が少なすぎて「わからない」
- 多忙すぎてすぐに対応することが「できない」
これはもう自分のせいではありません。
ただ、相手は、
- 自分の言ったことは伝わっていると思っている。
- 相手がどれだけ忙しいかはわからない。
のです。
もちろん、やる気は持ちましょう（笑）
そのうえで「わからない」「できない」はしっかり伝えていきましょう。
大丈夫、これであなたは立派なビジネスパーソンです！
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