「やらなきゃいけないのはわかっているけど、面倒くさくてやりたくない。でも、でも、やらなければ。。。」
「上司から任されたこの仕事、初めてのことで、なんだかわからないこともある。とりあえず他のできることをやって、後でやろうかな。。」
皆さんの仕事をこなすときに、どんな方法で取り組んでいるでしょうか。
そしてどんな失敗を今までしてきて、その原因はどのようなものでしょうか。
私が失敗したときに思う原因で、最も多いものは
「早くやっておけばよかったな」
です。
早くやっておけば、、、多少わからなくても許されていたのに。。
早くやっておけば、、、事前に準備ができたのに。。
早くやっておけば、、、予測していなかった仕事のせいでできないなんてことなかったのに。。
早くやっておけば、、、早くやっておけば、、、早くやっておけば、、、
さらに、これは負の連鎖を生みます。
遅くなればなるほど、相手の期待度は上がってきます。
「質問がないってことは、理解してすすめてくれてるんだな」
「相談がないってことは、首尾よくすすめてくれてるんだな」
「報告がないってことは、順調にすすんでいるんだな」
もちろん進んでおりません。未着手です。
期限は設けているのですから、夏休みの宿題のように、期限が迫ってきてから取り掛かろうとしています。
決してわざとではありません。
他の仕事を並行して一生懸命やっています。
同僚への協力、部下からの相談もひたすらにやっています。
ただ、プライベートの予定も入ったり、家族の誰かの体調が悪いなど急用も入ったりして、早く切り上げるときもあります。
仕事で嫌なことがあったり、疲れたりしたら、ちょっと休みたいです。飲みに行きたいです。
そしてついにXデーを迎えてしまいます。
期限の前日に、もしくは依頼相手から「どうなってますか？」と聞かれ、
「よし！やろう！」と取り掛かったら、、、
「あ、、、これ、あの部署の人に聞かないと。」
「これって、上司に承諾取っておかないと回答できないな。」
「資料作っていたら細部が気になってきたけれど、直す時間がない。」
「今さら、これを頼んだ相手に聞けないな、、、。」
そして、取る手段は、、、
・えいやっ！で、依頼相手に回答する。
・確認が必要になったなどと理由をつけて、期限に間に合わなかったとあやまる。
そして、相手の失望を買ってしまうことに、、、
相手「え、、、依頼内容の趣旨をわかってないじゃん。」
相手「いや、、、もっと前に聞く機会はあったでしょ。」
相手「これが、時間をかけた成果？？雑・・・」
こう言われたことに対して、こちら側はやらなかったことの後ろめたさもあり、、、
・ひたすらあやまる。
・何かと理由をつける。
・嘘をつく。
（・逆ギレする。。。人もいるのでしょうか。）
さらにこうされた相手方は、何と言われようとやってもらえなかったことに失望しているので怒りは収まりません。
人間、自分のことをないがしろにされることに怒りを覚えます。と学びました。
たとえ、挽回しようと「必ずやります。」と言ったとしても、「どうせ、また優先度下げられるのだろう。」と思うことでしょう。
解決策は２つです。
一つ、早く着手する。
二つ、できないと伝える。
です。
どちらも、期限の直前になって取り掛かり、相手に失望させないようにする有効な手段です。
特に今回は、一つ目の「早く着手する」について、書いていきます。
念のため、これは「早く終わらせる」ということではありません。
結果早く終わる場合もありますが、そうであれば万々歳です。
あくまで「早く着手する」＝「とりあえず取り掛かってみる」です。
そうすると見えてくるものがあります。
・相手の指示に不明確な点があり、相手に確認する必要がある。
・依頼の最適な担当が他にいる。
・回答を用意するのに、関係各所に問い合わせを行う。
です。
『相手の指示に不明確な点があり、相手に確認する必要がある。』
大体の依頼は、相手の言葉から発信されます。
人は言葉を省略します。自分の思いは伝わっているものと思っています。
しかし、言葉を受け取った相手が理解する内容は、その言葉以上でも以下でもありません。
省略されるものとしては、事の全体像や経緯、緊急度、課題です。
依頼した本人自身が、うまく把握できておらず言葉にできていないのかもしれません。
なので、まずは相手と会話したり一次回答したりして、自分と相手の理解がずれているところを埋めていくことが大事です。
自分の理解が相手とずれていることに、即座に対応しているのであれば、非は相手にあるので自分が咎められることはありません。
その際に「こんなこともわからんのか！」と言ってくるのは、単なるパワハラです。
「わかりません。」と端的に答えましょう。
相手と会話して、事の全体像を把握し、経緯を理解し、緊急度や課題が明確になりましたら、次はどう解決していくかです。
『依頼の最適な担当が他にいる。』
解決するのに最適な人は、自分かもしれませんし、他の部署のあの人かもしれません。
依頼を振ってしまうか、協力を求めて一緒に行いましょう。
その協力相手には、依頼する時には、前もって把握している「事の全体像や経緯、緊急度、課題」をしっかり伝えましょう。
『回答を用意するのに、関係各所に問い合わせを行う。』
引き続き自分で担当する場合に、その回答に資料や確認事項があれば、関係各所に問い合わせを行い、資料をもらったり回答をもらうための手配をしましょう。
問い合わせを受けた相手も準備する時間が必要です。
余談ですが、この時は、自分が依頼者になります。
問い合わせを受けた相手が即時対応してもらえれば感謝の念が生まれますし、
もし一週間経っても連絡がこず、再度連絡してみたら何もしていなかったら。。。
この気持ちが、自分に依頼をした相手が感じる感情です。
この感情を心にとどめておきましょう。
話を戻しますが、ここまでが「着手」としています。
まずここまですれば、「完成」までにかかる時間や難易度はわかるはずです。
依頼相手と相談して期限を決め、他の仕事との兼ね合いで「完成」まで進めていきましょう。
改めて、依頼されることは、今までやったことがないことや難しいと感じることなど、さまざまにあります。
後回しにしたくなりますが、その先の相手からの失望やトラブルを思えば、依頼された時は大変に感じたとしても、勇気を出してまずは「着手」してみましょう。
そうすれば、仕事は好転していきます。
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